📖 Hướng dẫn kế toán
← Tổng quan kế toánNhật trình công việc cho kế toán doanh nghiệp thương mại (mua đi bán lại), theo chế độ Thông tư 133. Bấm vào từng nhãn để mở thẳng màn tương ứng.
🧾 Đồng bộ hóa đơn điện tử TCT (từng bước)
Mỗi công ty có 1 API key riêng. Vào 🔑 Cấu hình MST + API (hoặc trang HĐ điện tử TCT → mục "🔑 API key Extension") → bấm 👁 Hiện rồi 📋 Copy.
⚠️ Kiểm tra dòng "Key của công ty: …" đúng tên công ty bạn — dán nhầm key sẽ làm hóa đơn vào công ty khác.
→ Cấu hình MST + APICài tiện ích "Kế Toán 365 — Đồng bộ HĐ TCT" trên Chrome. Mở phần Cài đặt của Extension → điền URL backend đúng máy chủ công ty bạn → dán API key ở Bước 1.
⚠️ URL backend phải trỏ đúng máy chủ nơi công ty bạn đang chạy — sai máy chủ sẽ báo lỗi 401, không đồng bộ được.
Trên trình duyệt, đăng nhập tài khoản TCT của bạn tại hoadondientu.gdt.gov.vn. Bấm Đồng bộ trên Extension → hóa đơn được tải về hệ thống (trạng thái "Đã import").
→ Kiểm tra danh sách HĐMap mã hàng ghi trên hóa đơn ↔ sản phẩm trong hệ thống ở trang Gán mã hàng hóa. Bắt buộc — chưa gán thì báo cáo Nhập–Xuất–Tồn & Giá trị tồn kho KHÔNG nhận diện mặt hàng.
→ Gán mã hàng hóaNếu mới bắt đầu dùng kế toán, khai tồn đầu kỳ + giá vốn cho TK 156 ở trang Nhập–Xuất–Tồn → Tồn đầu kỳ. (Lần sau không cần lặp lại.)
→ Nhập tồn đầu kỳVào Ghi sổ hàng loạt để tạo bút toán kế toán từ các hóa đơn đã đồng bộ (định khoản mua/bán, thuế GTGT…).
→ Ghi sổ hàng loạtGiờ các báo cáo đã có số liệu: Nhập–Xuất–Tồn, Giá trị tồn kho (kế toán), BCTC B01a/B02, Khai thuế GTGT.
→ Mở Báo cáo kế toán① Thiết lập ban đầu Làm một lần khi bắt đầu — theo đúng thứ tự
Khai đúng số dư và danh mục ban đầu thì mọi báo cáo về sau mới khớp.
Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. MST hiện trên mọi chứng từ & tờ khai — sai là phải sửa cả hệ thống.
Nhập số dư mở đầu: tiền mặt (111), tiền gửi (112), hàng tồn (156), phải thu (131), phải trả (331), vốn (411)… Báo cáo đọc số dư đầu kỳ từ bút toán trước ngày mở kỳ.
Mỗi loại gạo khai số lượng + giá trị tồn đầu. Tổng giá trị phải bằng số dư TK 156. Thiếu → giá vốn về 0 → lãi ảo.
Khách còn nợ mình (131) và mình còn nợ nhà cung cấp (331), chi tiết từng đối tác — không gộp một cục.
Chuẩn hóa danh mục đối tác, hệ thống tài khoản (📚 Hệ thống tài khoản) và mã hàng một lần. Mọi bút toán đều móc vào danh mục này.
Lấy API key, cài Chrome Extension, đăng nhập cổng TCT (xem phần Đồng bộ HĐ TCT ở trên). Bản XML tải về là chứng từ gốc pháp lý — giữ 10 năm.
Đăng ký internet banking xuất được sao kê Excel để đối chiếu tự động. Đây là nguồn số liệu tiền gửi (112) — độc lập, khách quan.
② Hàng ngày Mỗi ngày làm việc · 10–20 phút khi ít chứng từ
Mở cổng TCT với Extension → HĐ mua vào & bán ra trong ngày tự về. Đối chiếu số HĐ về với thực tế phát sinh.
Tên hàng trên HĐ của NCC thường khác. Gán mỗi dòng lạ về đúng mã gạo nội bộ để hàng nhập đúng kho và tính đúng giá vốn.
Duyệt từng HĐ để sinh bút toán. Phần mềm định khoản sẵn theo hướng hóa đơn; kế toán kiểm tra và xác nhận.
| Nợ | 156 | Hàng hóa (giá chưa thuế) |
| Nợ | 1331 | Thuế GTGT được khấu trừ |
| Có | 331 | Phải trả nhà cung cấp |
| Nợ | 131 | Phải thu khách hàng |
| Có | 511 | Doanh thu bán hàng |
| Có | 3331 | Thuế GTGT phải nộp |
| Nợ | 632 | Giá vốn hàng bán |
| Có | 156 | Xuất kho theo giá bình quân |
Khách trả nợ tiền mặt, chi phí lặt vặt, tạm ứng… nhập ngay khi phát sinh.
| Nợ | 111 | Tiền mặt |
| Có | 131 | Giảm phải thu khách |
Mua lẻ của nông dân, hàng đối lưu… lập phiếu nhập kho tay để tồn kho phản ánh đủ.
③ Cuối tháng — chốt sổ Vài ngày đầu tháng sau · làm theo thứ tự, không nhảy bước
Chốt sổ là chuỗi mắt xích: đủ chứng từ trước, rồi mới tính giá vốn, kết chuyển và khóa sổ.
Mọi HĐ đã đồng bộ, gán mã và định khoản hết. Không còn HĐ "treo".
Số dư 112 khớp sao kê cả tháng; đếm tiền mặt thực khớp số dư 111. Chênh phải tìm nguyên nhân.
Chạy bảng lương tháng, trích BH phần doanh nghiệp và phần người lao động.
| Nợ | 642 | Chi phí lương & BH phần DN |
| Nợ | 334 | Trừ BH phần người lao động |
| Có | 334 | Phải trả người lao động |
| Có | 338 | BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ |
Trích khấu hao TSCĐ (214) và phân bổ chi phí trả trước (242) cho tháng.
| Nợ | 642 | Chi phí quản lý kinh doanh |
| Có | 214 | Hao mòn TSCĐ |
| Có | 242 | Phân bổ chi phí trả trước |
Kết chuyển hết doanh thu, giá vốn, chi phí về TK 911 để ra lãi/lỗ tháng.
| Nợ | 511 | K/c doanh thu |
| Có | 911 | Xác định kết quả |
| Nợ | 911 | K/c giá vốn & chi phí |
| Có | 632 | Giá vốn hàng bán |
| Có | 642 | Chi phí quản lý kinh doanh |
| Nợ | 911 | Kết chuyển lãi |
| Có | 4212 | Lợi nhuận chưa phân phối (lỗ thì ngược) |
Khóa kỳ để không sửa lùi. Sau đó xem báo cáo (Cân đối phát sinh, B02) kiểm tra tổng Nợ = tổng Có.
Đối chiếu ⚖️ Cân đối tài khoản và Kết quả kinh doanh tháng.
Đối chiếu thuế đầu ra (3331) với đầu vào (1331), lập tờ khai 01/GTGT, nộp nếu dương. Nếu kê khai theo quý thì bỏ qua, dồn sang Cuối quý.
④ Cuối quý Trong tháng đầu của quý sau
Nếu kê khai theo quý: lập 01/GTGT cho cả quý. Hạn: cuối tháng đầu quý sau.
Tự tính lợi nhuận tạm, nộp tiền (không nộp tờ khai). Cả năm tạm nộp ≥ 80% số quyết toán. Hạn: ngày 30 tháng sau quý.
| Nợ | 821 | Chi phí thuế TNDN |
| Có | 3334 | Thuế TNDN phải nộp |
Xem B01a/B02 lũy kế quý. In biên bản đối chiếu công nợ gửi đối tác lớn ký xác nhận.
Xuất gói ZIP toàn bộ XML hóa đơn trong quý (kèm danh sách + trình xem offline) lưu ra ổ cứng/đám mây — chứng từ gốc giữ 10 năm, dùng được cả khi mất mạng.
⑤ Cuối năm — quyết toán Trong 90 ngày đầu năm sau
Kiểm kê kho, quỹ, tài sản cuối năm; đối chiếu toàn bộ công nợ; hoàn tất kết chuyển tháng 12.
Lập tờ khai quyết toán 03/TNDN, nộp bù phần còn thiếu so với tạm nộp các quý. Hạn: cuối tháng 3 năm sau.
Bộ BCTC theo TT133: B01a, B02, B03, 📝 B09 Thuyết minh. Nộp cơ quan thuế. Hạn: cuối tháng 3 năm sau.
Số dư cuối năm nay thành số dư đầu kỳ năm sau — phần mềm mang sang khi mở kỳ mới.
⏰ Bảng hạn nộp thuế
| Loại | Kỳ | Hạn nộp | Hồ sơ |
|---|---|---|---|
| GTGT tháng | Từng tháng | Ngày 20 tháng sau | Tờ khai 01/GTGT |
| GTGT quý | Quý I–IV | 30/4 · 30/7 · 30/10 · 31/1 | Tờ khai 01/GTGT |
| TNCN quý | Quý (nếu khấu trừ) | Cuối tháng đầu quý sau | Tờ khai khấu trừ |
| TNDN tạm nộp | Từng quý | Ngày 30 tháng sau quý | Nộp tiền, không nộp tờ khai |
| Quyết toán TNDN | Cả năm | Cuối tháng 3 năm sau | Tờ khai 03/TNDN |
| Quyết toán TNCN | Cả năm | Cuối tháng 3 năm sau | Tờ khai quyết toán |
| Báo cáo tài chính | Cả năm | Cuối tháng 3 năm sau | Bộ BCTC theo TT133 |